Kennisbank

Categorie

Bedrijfssoftware & automatisering

Praktische uitleg over CRM, offertes, rechten, koppelingen en het voorbereiden van een overstap naar nieuwe bedrijfssoftware.

Kennisbank

In deze categorie

Handleidingen en antwoorden

AI gebruiken voor data-analyse in spreadsheets

AI kan helpen bij data-analyse in spreadsheets door formules te schrijven en uit te leggen, gegevens op te schonen, patronen en uitschieters te vinden, draaitabellen en grafieken voor te stellen en resultaten samen te vatten. Je kunt AI gebruiken in de spreadsheet zelf (zoals Copilot in Excel of Gemini in Google Sheets) of via een AI-assistent waaraan je een bestand geeft. Controleer de uitkomsten altijd met een steekproef, en upload geen persoonsgegevens of vertrouwelijke cijfers naar tools zonder passende afspraken.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI gebruiken bij het schrijven van offertes

AI kan helpen bij offertes door aantekeningen uit een gesprek om te zetten in een heldere probleemomschrijving en aanpak, standaardteksten aan te passen aan de klant, een samenvatting voor de beslisser te schrijven en de tekst te controleren op duidelijkheid. Prijzen, voorwaarden, planning en toezeggingen bepaal en controleer je zelf. Gebruik een zakelijke AI-tool, voer geen gevoelige gegevens in zonder afspraken en laat elke offerte door een mens nakijken.

Bedrijfssoftware & automatisering

Copilot in Microsoft 365 inzetten

Microsoft Copilot is een AI-assistent in Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. Met de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie kan hij werken met bedrijfsgegevens via Microsoft Graph, maar alleen met informatie waartoe de gebruiker al toegang heeft. Basisvarianten werken vooral met webinformatie en met wat de gebruiker zelf aanlevert. Ruim vóór de invoering je rechten en gedeelde mappen op, want Copilot maakt zichtbaar wat al te ruim gedeeld is.

Bedrijfssoftware & automatisering

Je CRM koppelen aan je boekhouding

Door je CRM te koppelen aan je boekhoudsoftware hoef je klantgegevens niet dubbel in te voeren en zie je in het CRM bijvoorbeeld openstaande facturen. Gebruikelijke stromen zijn: klant en contactpersoon van CRM naar boekhouding, een gewonnen offerte als factuur of factuurconcept, en factuur- en betaalstatus terug naar het CRM. Bepaal vooraf welk systeem leidend is per gegeven, hoe je klanten matcht en wie fouten oplost. Laat btw- en factuurinstellingen controleren door je boekhouder.

Bedrijfssoftware & automatisering

Marketingautomatisering meten: welke cijfers tellen?

Meet marketingautomatisering op drie niveaus: per bericht (kliks, afmeldingen, bezorging), per flow of reeks (hoeveel mensen doorlopen hem en zetten de gewenste stap) en op bedrijfsresultaat (leads, afspraken, omzet en tijdsbesparing). Opens zijn minder betrouwbaar geworden door privacyfuncties van mailprogramma's; kliks en conversies zeggen meer. Gebruik UTM-links en je CRM om resultaten aan flows te koppelen, en vergelijk eventueel met een controlegroep.

Bedrijfssoftware & automatisering

Rapportages maken in je CRM

De nuttigste CRM-rapportages beantwoorden een paar vaste vragen: hoeveel en welke kansen lopen er (pijplijn per fase en waarde), hoeveel worden gewonnen en waarom niet (winstpercentage en redenen van verlies), waar komen klanten vandaan (bron), hoe snel gaat het (doorlooptijd) en wat doet het team (activiteiten). Bouw ze met de rapportfuncties of dashboards van je CRM, gebruik vaste periodes en bespreek ze in een vast overleg.

Bedrijfssoftware & automatisering

Klanttevredenheid meten met NPS en korte enquêtes

Meet klanttevredenheid met een korte vraag op een vast moment, zoals na afronding van een project of levering. Bekende methoden zijn NPS (hoe waarschijnlijk is het dat je ons aanbeveelt, 0–10), CSAT (hoe tevreden ben je, bijvoorbeeld 1–5) en CES (hoeveel moeite kostte het). Voeg altijd een open vraag toe ('Waarom?'), automatiseer het versturen via je CRM of e-mailtool, en volg reacties op: bedank promoters, bel ontevreden klanten.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een welkomstreeks automatiseren

Een welkomstreeks is een reeks van meestal drie tot vijf automatische e-mails die nieuwe aanmelders of klanten krijgen. De eerste mail gaat direct na aanmelding en levert wat beloofd is (zoals een download of korting). De volgende mails stellen je bedrijf voor, delen je beste inhoud, beantwoorden veelgestelde vragen en nodigen uit tot een volgende stap. Stel de reeks één keer goed in, meet kliks en conversies per mail en verbeter de zwakste mail.

Bedrijfssoftware & automatisering

Goede prompts schrijven voor marketingteksten

Een goede prompt voor marketingteksten bevat het doel van de tekst, de doelgroep, de context (je bedrijf, aanbod, onderscheid), de gewenste toon en vorm, en liefst een voorbeeld van een tekst die je goed vindt. Vraag om meerdere varianten, geef gerichte feedback en laat de AI niet zelf feiten of cijfers verzinnen. Bewaar prompts die goed werken in een gedeelde bibliotheek.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI inzetten voor klantenservice-e-mails

AI kan klantenservice-e-mails sorteren op onderwerp en urgentie, lange mails samenvatten en conceptantwoorden schrijven op basis van je eigen kennisbank en eerdere antwoorden. Laat een medewerker elk concept controleren en aanpassen voordat het wordt verstuurd, zeker in het begin. Gebruik een tool met zakelijke afspraken over gegevens, beperk de AI tot gecontroleerde bronnen en meet of het tijd en kwaliteit oplevert.

Bedrijfssoftware & automatisering

Afspraakbevestigingen en herinneringen automatiseren

Automatiseer bij elke geplande afspraak een directe bevestiging (met datum, tijd, locatie of videolink, voorbereiding en hoe te verzetten), een herinnering een dag of enkele uren vooraf, en eventueel een opvolging na afloop. Dat kan via je afsprakentool, agenda, CRM of een automatiseringstool. Zorg dat wijzigingen en annuleringen automatisch worden verwerkt en dat de berichten persoonlijk en duidelijk zijn.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een webhook testen

Een webhook is een automatisch bericht dat een systeem naar een URL stuurt zodra er iets gebeurt (bijvoorbeeld een nieuwe bestelling). Test een webhook door een testgebeurtenis te veroorzaken, het bericht op te vangen bij een testontvanger of in je automatiseringstool, en te controleren of URL, methode, inhoud (meestal JSON) en beveiliging kloppen. Bekijk daarna de logs aan beide kanten: welke statuscode kwam terug, en wat deed de ontvanger met de gegevens?

Bedrijfssoftware & automatisering

Dubbele contacten in je CRM voorkomen en samenvoegen

Dubbele contacten ontstaan door handmatige invoer, imports, formulieren en koppelingen die niet eerst controleren of iemand al bestaat. Vind ze met de duplicaatfunctie van je CRM of door te sorteren op e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Voeg ze samen met de ingebouwde samenvoegfunctie, waarbij je per veld kiest welke waarde blijft. Voorkom nieuwe dubbelen door koppelingen te laten matchen op e-mailadres, imports vooraf op te schonen en afspraken te maken over invoer.

Bedrijfssoftware & automatisering

Promptinjectie: het risico van AI-koppelingen

Promptinjectie is een aanval waarbij iemand instructies verstopt in tekst die een AI-systeem verwerkt, zoals een e-mail, document, formulier of webpagina, om de AI iets anders te laten doen dan bedoeld: gegevens prijsgeven, regels negeren of acties uitvoeren. Het risico is het grootst bij AI die externe tekst leest én toegang heeft tot gegevens of acties. Beperk het met minimale rechten, menselijke goedkeuring vóór gevoelige acties, het scheiden van instructies en externe tekst, controle op de uitvoer en logging.

Bedrijfssoftware & automatisering

Mislukte automatiseringen bewaken

Automatiseringen falen vaak stil: een verlopen koppeling, een gewijzigd veld of een volle limiet, en niemand merkt het. Bewaak ze met foutmeldingen in je automatiseringstool of CRM naar een vast adres of kanaal, een dagelijkse of wekelijkse controle van aantallen (komen er nog aanvragen binnen?), een vangnet zoals een kopie per mail, en duidelijke afspraken over wie reageert. Documenteer per automatisering wat te doen bij uitval.

Bedrijfssoftware & automatisering

Automatiseringen documenteren

Documenteer elke automatisering met een vaste set gegevens: naam, doel, trigger, stappen, gekoppelde systemen en accounts, welke gegevens er worden verwerkt, eigenaar, foutmeldingen en wat te doen bij uitval. Houd een centraal overzicht bij (bijvoorbeeld een spreadsheet of wikipagina), gebruik herkenbare namen in de tools zelf en werk de documentatie bij bij elke wijziging. Zo kun je automatiseringen beheren, overdragen en snel herstellen.

Bedrijfssoftware & automatisering

Zorgen dat je team het CRM echt gebruikt

Een CRM wordt gebruikt als het je team tijd bespaart, niet als het extra werk is. Maak het makkelijk (weinig verplichte velden, koppelingen met mail en agenda, een mobiele app), spreek af wat er minimaal in moet, gebruik het CRM zelf in overleggen en rapportages, en laat zien wat het oplevert. Betrek gebruikers bij de inrichting, geef korte training en wijs een interne eigenaar aan die vragen beantwoordt en verbeteringen doorvoert.

Bedrijfssoftware & automatisering

Offerteopvolging automatiseren

Automatiseer offerteopvolging door in je CRM of offertesoftware vaste momenten in te stellen: een taak voor een belafspraak een paar dagen na verzending, een persoonlijke herinneringsmail als de klant nog niet heeft gereageerd, en een laatste opvolging vlak voor de vervaldatum. Stop de opvolging automatisch zodra de klant akkoord geeft of afwijst, en leg de reden van verlies vast. Combineer automatische herinneringen met persoonlijk contact.

Bedrijfssoftware & automatisering

Je e-maillijst segmenteren

Segmenteren betekent je e-maillijst opdelen in groepen die verschillende mails krijgen. Veelgebruikte segmenten zijn klantstatus (prospect, klant, oud-klant), interesse (dienst of productcategorie), gedrag (geklikt, gekocht, inactief), locatie en aanmeldbron. Begin met twee of drie segmenten die echt tot andere inhoud leiden, vul ze automatisch via formulieren, klikgedrag en je CRM of webshop, en meet of gesegmenteerde mails beter presteren.

Bedrijfssoftware & automatisering

Nieuwsbrief komt niet aan: bezorgbaarheid verbeteren

Als je nieuwsbrief niet aankomt of in de spam belandt, controleer dan eerst de authenticatie van je verzenddomein (SPF, DKIM en DMARC, ingesteld voor je e-mailtool), daarna je lijst (alleen mensen met toestemming, onbereikbare adressen verwijderd) en je afmeldmogelijkheid (makkelijk, en bij grote verzenders één-klik-afmelden). Grote mailboxaanbieders zoals Gmail stellen eisen aan bulkverzenders, waaronder een laag klachtenpercentage. Bekijk de rapporten van je e-mailtool en, voor Gmail, Postmaster Tools.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een websiteformulier koppelen aan je CRM

Je koppelt een websiteformulier aan je CRM via een ingebouwde integratie of plugin, een formulier van het CRM zelf, een automatiseringstool (zoals Zapier of Make) of een directe API-koppeling. Bepaal welke formuliervelden naar welke CRM-velden gaan, voeg automatisch de bron en pagina toe, voorkom dubbele contacten door te matchen op e-mailadres en zorg dat iemand een melding krijgt. Test met echte inzendingen en bewaak de koppeling.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een verkooppijplijn inrichten in je CRM

Een verkooppijplijn (pipeline) in je CRM verdeelt je verkoopkansen over vaste fasen, zoals Nieuw, Contact gelegd, Offerte verstuurd, Onderhandeling, Gewonnen en Verloren. Kies fasen die passen bij hoe jullie echt verkopen, geef elke fase een duidelijk criterium ('een offerte is verstuurd'), leg vast welke gegevens per fase verplicht zijn en spreek af wie kansen bijwerkt. Zo zie je in één oogopslag wat er loopt, waar kansen blijven hangen en wat je kunt verwachten.

Bedrijfssoftware & automatisering

CRM-velden ontwerpen die je echt gebruikt

Ontwerp CRM-velden vanuit wat je ermee wilt doen: opvolgen, segmenteren, rapporteren of automatiseren. Kies per object (contact, bedrijf, kans) alleen velden die iemand gebruikt, gebruik keuzelijsten in plaats van vrije tekst waar je wilt filteren, maak alleen essentiële velden verplicht en leg per veld vast wat het betekent en wie het invult. Ruim velden op die niemand gebruikt.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI-stappen in automatiseringen inbouwen

Een AI-stap in een automatisering voegt begrip van tekst toe aan een vaste workflow: een binnenkomende mail classificeren, gegevens uit een vrije tekst halen, een samenvatting maken of een conceptantwoord schrijven. Bouw het zo dat de AI een duidelijke, beperkte taak heeft, met een vast uitvoerformaat (bijvoorbeeld een keuze uit vaste categorieën), dat er een controle of fallback is als de uitkomst onzeker is, en dat kosten en fouten worden bewaakt.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een AI-tool kiezen: checklist

Kies een AI-tool aan de hand van vijf vragen. Lost het een concreet probleem op dat je hebt? Wat gebeurt er met je gegevens (training, opslaglocatie, verwerkersovereenkomst)? Is de beveiliging op orde (inloggen, rechten, beheer)? Wat kost het bij jouw gebruik, nu en bij groei? En past het bij je bestaande systemen en team? Test met een kleine groep en echte taken voordat je breed invoert.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI-kosten beheersen bij API-gebruik

Bij AI via een API (bijvoorbeeld in je eigen automatiseringen of chatbot) betaal je meestal per hoeveelheid verwerkte tekst, uitgedrukt in tokens, voor zowel invoer als uitvoer. Beheers de kosten door een passend model te kiezen (niet altijd het grootste), prompts en invoer kort te houden, antwoorden te cachen waar mogelijk, limieten en budgetwaarschuwingen in te stellen en het gebruik per toepassing te monitoren. Reken vooraf door wat een taak kost bij het verwachte volume.

Bedrijfssoftware & automatisering

Leadscoring opzetten

Leadscoring kent punten toe aan leads op basis van twee dingen: hoe goed ze bij je ideale klant passen (zoals branche, bedrijfsgrootte, functie) en hoe actief ze zijn (zoals prijzenpagina bekeken, offerte aangevraagd, e-mails geopend). Boven een drempel wordt een lead doorgezet naar sales. Begin eenvoudig met een paar criteria, toets het model aan leads die echt klant werden en stel het periodiek bij.

Bedrijfssoftware & automatisering

Leads automatisch toewijzen

Wijs leads automatisch toe met regels in je CRM: op regio of postcode, dienst of productgroep, taal, bedrijfsgrootte of leadscore, of verdeel ze om de beurt (round robin). Koppel aan de toewijzing een melding en een taak met deadline, en bouw een vangnet in: als de eigenaar niet binnen de afgesproken tijd reageert, gaat de lead naar een vervanger of leidinggevende. Controleer regelmatig of de verdeling eerlijk en effectief is.

Bedrijfssoftware & automatisering

Een AI-assistent op je eigen kennisbank

Een AI-assistent op je eigen kennisbank zoekt bij een vraag eerst de relevante stukken in jouw documenten en formuleert daarna een antwoord op basis van die stukken, met bronvermelding. Dit heet vaak retrieval-augmented generation (RAG). Het werkt voor klanten (op je website) en voor medewerkers (interne kennis). De kwaliteit hangt vooral af van je content: actueel, goed gestructureerd, zonder tegenstrijdigheden. Regel daarnaast rechten, privacy en een eerlijk 'weet ik niet'.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI-agents uitgelegd voor ondernemers

Een AI-agent is een AI-systeem dat niet alleen antwoord geeft, maar zelfstandig stappen zet om een doel te bereiken: informatie opzoeken, tools gebruiken, gegevens invullen of acties uitvoeren in andere systemen. Dat kan veel werk besparen bij afgebakende taken, zoals onderzoek, het voorbereiden van documenten of het verwerken van aanvragen. Omdat agents zelf handelen, zijn duidelijke grenzen nodig: welke systemen en rechten, welke acties pas na menselijke goedkeuring, logging en beveiliging tegen manipulatie.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI-functies in je CRM benutten

Moderne CRM-systemen bieden steeds vaker AI-functies, zoals samenvattingen van klantgeschiedenis, conceptmails, automatisch invullen van velden uit e-mails, voorspellende leadscores en het beantwoorden van vragen over je gegevens in gewone taal. Begin met functies die direct tijd besparen en weinig risico hebben (samenvattingen, concepten), controleer de output, zorg voor schone gegevens en controleer de afspraken over gegevensverwerking.

Bedrijfssoftware & automatisering

AI-teksten controleren op feiten en toon

Controleer elke AI-tekst voordat je hem gebruikt: zijn feiten, cijfers, namen en bronnen juist en bestaan de bronnen echt? Klopt de informatie over je eigen bedrijf en aanbod? Past de toon bij je merk en doelgroep? Bevat de tekst geen beloftes of claims die je niet kunt waarmaken, en geen juridische, fiscale of medische uitspraken zonder deskundige controle? Haal algemene opvulzinnen weg en maak de tekst concreet.

Bedrijfssoftware & automatisering

E-mailsjablonen in je CRM opzetten

Maak e-mailsjablonen voor mails die je team vaak stuurt: reactie op een aanvraag, afspraakbevestiging, offerte, opvolging, afwijzing en bedankje. Gebruik velden (zoals voornaam, bedrijf, dienst) om automatisch gegevens in te vullen, laat ruimte voor een persoonlijke zin, houd ze kort en duidelijk en geef ze herkenbare namen. Wijs een eigenaar aan die sjablonen beheert en periodiek controleert.

Bedrijfssoftware & automatisering

Zapier of Make: welke automatiseringstool?

Zapier en Make zijn no-codetools om apps aan elkaar te koppelen (bijvoorbeeld: formulier → CRM → Slack). Zapier staat bekend om gebruiksgemak en een zeer groot aantal kant-en-klare koppelingen; Make om een visuele editor en meer flexibiliteit bij complexe scenario's. De prijs hangt bij beide af van het aantal uitgevoerde taken of handelingen. Kies op basis van de apps die je koppelt, de complexiteit, wie het beheert en het verwachte volume, en overweeg maatwerk of een open-sourcealternatief bij grote volumes of strenge eisen.

Bedrijfssoftware & automatisering

Digitaal akkoord op een offerte: wat leg je vast?

Leg bij een digitaal akkoord vast wie akkoord gaf, op welk moment, op welke versie van de offerte en met welke voorwaarden. Zo is achteraf duidelijk wat er is afgesproken.

Bedrijfssoftware & automatisering

Gebruikersrollen en rechten inrichten in bedrijfssoftware

Geef medewerkers alleen toegang tot wat ze nodig hebben. Werk met rollen in plaats van losse rechten per persoon, gebruik persoonlijke accounts en tweestapsverificatie, en controleer periodiek wie nog toegang heeft.

Bedrijfssoftware & automatisering

Koppeling tussen systemen werkt niet: eerste controles

Controleer eerst of beide systemen bereikbaar zijn en of de koppeling nog geautoriseerd is: verlopen tokens of gewijzigde wachtwoorden zijn de meest voorkomende oorzaak. Kijk daarna in het logboek van de koppeling welke melding er staat.

Bedrijfssoftware & automatisering

Klantgegevens opschonen voor een overstap naar een nieuw CRM

Exporteer je huidige klantgegevens, verwijder dubbele en verouderde contacten, maak velden eenduidig (bijvoorbeeld telefoonnummers en landen) en bepaal vooraf welke gegevens je echt meeneemt. Een schone import voorkomt dat het vertrouwen in een nieuw systeem direct wegzakt.

Kom je er niet uit?

Wij kijken graag met je mee. Stel je vraag over je website, webshop, hosting, e-mail of Google, dan helpen we je verder.

Neem contact op

Digitale partner voor bouwen, vindbaarheid, beheer en doorontwikkeling.

Krammer 8, 3232 HE Brielle

info@bdmnl.nl

085 060 56 27

Actief sinds 2013, voorheen Bulldog Media

BDMNL – Digitaal bureau voor heel Nederland. BDMNL ondersteunt bedrijven en organisaties in heel Nederland met websites, webshops, SEO, GEO, online marketing en digitaal onderzoek. Ook lokaal actief in Voorne aan Zee en Zuid-Holland.

Nieuwsbrief.

Eén keer per maand praktische inzichten over websites, vindbaarheid en AI-zoekmachines.

Aanmelden →

Privacybeleid Cookiebeleid Algemene voorwaarden Kennis & Support