Een verkooppijplijn inrichten in je CRM

Zonder overzicht zitten verkoopkansen in de hoofden van mensen, in mailboxen en in losse spreadsheets. Een verkooppijplijn in je CRM brengt ze samen: elke kans staat in een fase, en je ziet direct hoeveel er loopt, wat er blijft hangen en wat je mag verwachten. Hoe je in het algemeen begint met een CRM, lees je in CRM laten inrichten: waar begin je?.

Wat is een verkooppijplijn?

Een verkooppijplijn is een reeks fasen waar een verkoopkans (deal, opportunity) doorheen gaat. In de meeste CRM-systemen zie je dat als kolommen waarin kaarten van links naar rechts schuiven.

Fasen kiezen

Een voorbeeld voor een dienstverlener:

• Nieuw — Criterium: aanvraag of lead binnen, nog geen contact
• Contact gelegd — Criterium: eerste gesprek gevoerd, behoefte bekend
• Offerte verstuurd — Criterium: offerte bij de klant
• Onderhandeling — Criterium: klant heeft gereageerd, details worden besproken
• Gewonnen — Criterium: opdracht bevestigd
• Verloren — Criterium: klant heeft afgezien (met reden)

Pas de fasen aan op jullie werkwijze. Een webshop met B2B-klanten, een installatiebedrijf of een softwarebedrijf heeft andere stappen. Houd het bij vijf tot zeven fasen.

Per fase vastleggen

• Criterium: wanneer gaat een kans naar deze fase?
• Verplichte gegevens: bijvoorbeeld verwachte waarde en sluitdatum vanaf "Offerte verstuurd". Zie CRM-velden ontwerpen.
• Volgende actie: elke open kans heeft een volgende stap met datum.
• Kans op succes: sommige CRM's koppelen een percentage aan elke fase voor een prognose.

Verloren kansen

Leg de reden van verlies vast met een keuzelijst (prijs, timing, concurrent, geen reactie, niet passend). Zo leer je waarom je kansen verliest.

Automatisering

• Automatisch een kans aanmaken bij een websiteformulier. Zie Een websiteformulier koppelen aan je CRM.
• Taken aanmaken als een kans een fase bereikt.
• Herinneringen bij kansen die te lang stilstaan.
• Offerteopvolging. Zie Offerteopvolging automatiseren.

Afspraken met het team

• Wie maakt kansen aan en wie werkt ze bij?
• Hoe vaak wordt de pijplijn besproken, bijvoorbeeld wekelijks?
• Wat doe je met kansen die al lang geen activiteit hebben?

Zonder afspraken raakt de pijplijn snel verouderd. Zie Zorgen dat je team het CRM echt gebruikt.

Rapporteren

• Aantal en waarde van kansen per fase.
• Doorlooptijd per fase.
• Winstpercentage en redenen van verlies.

Zie Rapportages maken in je CRM.

Waar komen de kansen vandaan?

Een pijplijn is zo volledig als de instroom. Zorg dat elke route automatisch of met een vaste handeling in de pijplijn terechtkomt:

• websiteformulieren; zie Websiteformulier koppelen aan CRM;
• telefoontjes, met een korte notitie; een AI-telefoonassistent kan na elk gesprek een samenvatting in het CRM zetten, zie Een AI-telefoonassistent;
• mails aan algemene adressen;
• afspraken via een online planner; zie Afspraken laten inplannen via je website.

Leg bij elke kans de bron vast. Dan zie je later welk kanaal niet alleen aanvragen, maar ook opdrachten oplevert.

Veelgemaakte fouten

• Te veel fasen, waardoor niemand weet wanneer een kans doorschuift.
• Kansen zonder volgende actie of datum, die maandenlang in "offerte verstuurd" blijven staan.
• Verloren kansen niet afsluiten, waardoor de pijplijn er rooskleuriger uitziet dan hij is.

Voorbeeld

Stel: een installatiebedrijf werkt met een spreadsheet voor offertes. In het CRM wordt een pijplijn ingericht met de fasen Aanvraag, Inspectie gepland, Offerte verstuurd, Akkoord, Ingepland en Verloren. Bij Offerte verstuurd zijn bedrag en verwachte beslisdatum verplicht. Elke maandag bespreekt het team kansen die langer dan twee weken in dezelfde fase staan.

Een gewonnen kans leidt tot een factuur; hoe je dat zonder dubbel werk regelt, staat in Je CRM koppelen aan je boekhouding.

Veelgestelde vragen

Hoeveel fasen zijn ideaal?

Meestal vijf tot zeven. Meer maakt het onoverzichtelijk.

Kan ik meerdere pijplijnen hebben?

Ja, bijvoorbeeld voor verschillende diensten of voor nieuwe klanten en uitbreidingen bij bestaande klanten.

Wat is het verschil tussen een lead en een kans?

Een lead is een potentiële klant; een kans (deal) is een concrete verkoopmogelijkheid met een waarde.

Moet elke aanvraag een kans worden?

Niet per se. Sommige bedrijven maken pas een kans aan na een eerste kwalificatiegesprek.

Hoe voorkom ik een verouderde pijplijn?

Met vaste momenten om bij te werken en automatische herinneringen.

Hulp nodig?

Wil je een CRM dat past bij hoe jullie werkelijk verkopen? Bekijk onze dienst CRM op maat.

Definieer fasen op basis van wat de klant heeft gedaan of besloten, niet op basis van wat jij hebt gedaan. 'Klant heeft offerte ontvangen en gereageerd' zegt meer dan 'offerte gemaakt'.