Een AI-tool kiezen: checklist

Het aanbod aan AI-tools groeit snel: schrijfhulpen, notuleerhulpen, chatbots, beeldgeneratoren, AI in bestaande software. Het is verleidelijk om veel uit te proberen, maar elke tool betekent ook gegevens bij een nieuwe leverancier, kosten en iets nieuws voor je team. Deze checklist helpt je bewust te kiezen.

1. Het probleem

• ☐ Welk concreet probleem lost de tool op?
• ☐ Hoeveel tijd of geld kost dat probleem nu?
• ☐ Kan een tool die je al hebt (zoals AI in je CRM of Microsoft 365) het ook?

2. Functionaliteit

• ☐ Doet de tool wat je nodig hebt, getest met je eigen taken?
• ☐ Werkt het goed in het Nederlands?
• ☐ Kun je de kwaliteit van de output controleren?
• ☐ Koppelt het met je bestaande systemen?

3. Gegevens en privacy

• ☐ Gebruikt de leverancier je invoer om modellen te trainen? Kun je dat uitzetten?
• ☐ Waar worden gegevens verwerkt en opgeslagen (EU of daarbuiten)?
• ☐ Is er een verwerkersovereenkomst of gegevensverwerkingsovereenkomst? Zie Verwerkersovereenkomsten.
• ☐ Hoe lang worden gegevens bewaard, en kun je ze verwijderen?
• ☐ Welke gegevens ga je erin verwerken? Zie AI-tools en persoonsgegevens.

4. Beveiliging en beheer

• ☐ Zakelijke accounts met centraal beheer?
• ☐ Inloggen met je bestaande zakelijke accounts (single sign-on) en tweestapsverificatie?
• ☐ Rechten per gebruiker of groep?
• ☐ Logging van gebruik?
• ☐ Wat gebeurt er met de gegevens als je stopt?

5. Kosten

• ☐ Prijs per gebruiker, per gebruik of beide?
• ☐ Wat kost het bij je verwachte gebruik, en bij groei? Zie AI-kosten beheersen.
• ☐ Zijn er extra kosten voor bepaalde functies?
• ☐ Opzegtermijn en contractduur?

6. Leverancier

• ☐ Is de leverancier betrouwbaar en financieel stabiel genoeg?
• ☐ Is er ondersteuning, in welke taal?
• ☐ Hoe vaak verandert de tool, en hoe word je geïnformeerd?

7. Invoering

• ☐ Wie gaat het gebruiken, en hebben zij de benodigde kennis? Zie Medewerkers trainen in verantwoord AI-gebruik.
• ☐ Past het binnen je AI-beleid? Zie Een AI-beleid opstellen.
• ☐ Pilot met een kleine groep en meetbare doelen?
• ☐ Wie is intern eigenaar?

Tools vergelijken met een score

Vergelijk je twee of drie tools, geef ze dan per onderdeel van deze checklist een score van 1 tot 3, en weeg de onderdelen die voor jou zwaar tellen dubbel. Voor de meeste organisaties zijn dat gegevens en privacy, en functionaliteit getest met eigen taken. Een tool die op privacy een 1 scoort, valt af, hoe goed de rest ook is.

Een pilot die iets oplevert

• Looptijd: vier tot zes weken.
• Groep: drie tot tien gebruikers die de taak echt vaak doen.
• Meetpunt: iets wat je voor en na kunt vergelijken, zoals tijd per offerte, aantal mails per dag of tevredenheid van gebruikers.
• Gegevens: test met geanonimiseerde of niet-gevoelige gegevens, tot de afspraken met de leverancier rond zijn.
• Besluit: leg vooraf vast wie na de pilot beslist en op basis waarvan.

Voorbeeld

Stel: een accountantskantoor overweegt een losse AI-notuleerhulp. Bij de checklist blijkt dat de tool gegevens buiten de EU opslaat en geen duidelijke afspraken heeft over training. Tegelijk heeft het kantoor al Microsoft 365, waar samenvattingen van vergaderingen binnen de bestaande omgeving mogelijk zijn. Het kantoor kiest voor een pilot met die bestaande mogelijkheid, binnen het eigen AI-beleid.

Een veelvoorkomende eerste toepassing is analyse van spreadsheets; zie AI gebruiken voor data-analyse in spreadsheets.

Veelgestelde vragen

Hoeveel AI-tools moet een organisatie hebben?

Zo weinig als mogelijk. Liever een paar goed ingerichte tools dan veel losse.

Mogen medewerkers zelf tools uitproberen?

Spreek af hoe: bijvoorbeeld alleen zonder bedrijfs- of persoonsgegevens, en met melding.

Is een gratis tool een goed idee?

Voor experimenten met openbare informatie kan het. Voor zakelijk gebruik mis je vaak afspraken en beheer.

Hoe lang moet een pilot duren?

Vaak vier tot acht weken, met vooraf vastgestelde doelen.

Wie beslist over nieuwe tools?

Spreek af wie dat doet, bijvoorbeeld een kleine groep met IT, privacy en de gebruikers.

Hulp nodig?

Wil je onderbouwd kiezen welke AI-tools bij je organisatie passen? Bekijk onze dienst AI-automatisering.

Test een nieuwe AI-tool altijd met drie echte taken uit je eigen werk, niet met de voorbeelden van de leverancier. Dan zie je snel of het echt tijd bespaart.