CRM-velden ontwerpen die je echt gebruikt

Een CRM is zo nuttig als de gegevens erin. Veel CRM's hebben tientallen velden die half of helemaal niet worden ingevuld, terwijl de informatie die je echt nodig hebt ontbreekt. Een doordacht ontwerp van velden maakt het verschil tussen een adresboek en een systeem waarmee je kunt sturen.

Begin bij het gebruik

Waarvoor heb je gegevens nodig?

• Opvolgen: wie belt wanneer, wat is de volgende stap?
• Segmenteren: wie krijgt welke mail of welk aanbod?
• Rapporteren: hoeveel aanvragen per bron, hoeveel omzet per dienst?
• Automatiseren: welke informatie stuurt een workflow aan?

Elk veld moet minstens één van deze doelen dienen.

Velden per object

• Contact — Voorbeelden van zinvolle velden: naam, e-mail, telefoon, functie, bron (hoe binnengekomen), toestemming nieuwsbrief, eigenaar
• Bedrijf — Voorbeelden van zinvolle velden: naam, KvK-nummer, branche, aantal medewerkers, regio, klantstatus
• Kans (deal) — Voorbeelden van zinvolle velden: dienst of product, waarde, verwachte sluitdatum, fase, reden verlies
• Activiteit — Voorbeelden van zinvolle velden: type (gesprek, mail, afspraak), datum, uitkomst, volgende stap

Veldtypes slim kiezen

• Keuzelijst voor alles waarop je wilt filteren of rapporteren (branche, bron, reden verlies).
• Datum voor momenten (aanmelddatum, verwachte sluiting).
• Getal of valuta voor waarden.
• Ja/nee voor eenvoudige kenmerken (toestemming, klant).
• Vrije tekst alleen voor toelichting, niet voor iets waarop je wilt filteren.

Verplicht of niet?

Maak alleen velden verplicht die je echt nodig hebt op dat moment. Gebruik eventueel verplichte velden per fase: bijvoorbeeld waarde en sluitdatum pas bij "Offerte verstuurd". Zie Een verkooppijplijn inrichten.

Bron en toestemming

Twee velden die vaak ontbreken maar veel waard zijn:

• Bron: via welk kanaal kwam het contact binnen (website, advertentie, beurs, doorverwijzing)? Liefst automatisch gevuld bij een websiteformulier. Zie Een websiteformulier koppelen aan je CRM.
• Toestemming: voor nieuwsbrief of marketing, met datum en bron. Zie Nieuwsbriefaanmelding en toestemming regelen.

Documenteren

Maak een eenvoudig overzicht: veldnaam, betekenis, toegestane waarden, wie het invult, waar het wordt gebruikt. Zo blijven gegevens consistent, ook als er nieuwe collega's komen.

Opruimen

• Bekijk periodiek hoe vaak velden zijn ingevuld.
• Verwijder of archiveer velden die niemand gebruikt.
• Voeg dubbele velden samen (bijvoorbeeld "Branche" en "Sector").

Bij een migratie naar een nieuw CRM is dit een goed moment. Zie Klantgegevens opschonen voor een CRM-migratie.

Een basisset voor een kleine dienstverlener

• Contactpersoon — Velden die bijna altijd nut hebben: naam, e-mail, telefoon, functie, bron, toestemming nieuwsbrief
• Organisatie — Velden die bijna altijd nut hebben: naam, website, plaats, branche, KvK-nummer, klant sinds
• Kans — Velden die bijna altijd nut hebben: dienst, verwachte waarde, fase, volgende actie en datum, reden verloren
• Activiteit — Velden die bijna altijd nut hebben: type (gesprek, mail, afspraak), datum, korte samenvatting

Begin hiermee en voeg pas velden toe als je een concrete vraag hebt die je ermee wilt beantwoorden. Velden die AI-functies in je CRM gebruiken, zoals samenvattingen of voorspellende scores, werken alleen goed als deze basis consequent is ingevuld; zie AI-functies in je CRM benutten.

Voorbeeld

Stel: een adviesbureau heeft 48 contactvelden, waarvan de helft vrijwel leeg is. Bij een herinrichting blijven 14 velden over. "Branche" wordt een keuzelijst met tien waarden, er komt een automatisch gevuld veld "Bron" en een veld "Toestemming nieuwsbrief" met datum. Rapportages over aanvragen per branche en bron worden voor het eerst betrouwbaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel velden zijn te veel?

Als velden structureel leeg blijven of niemand weet waarvoor ze zijn, zijn het er te veel.

Kan ik velden later toevoegen?

Ja, maar historische records worden dan niet automatisch gevuld.

Moet ik vrije tekst helemaal vermijden?

Nee, voor toelichting is het nuttig. Gebruik het niet voor gegevens waarop je wilt filteren.

Wie mag velden aanmaken?

Spreek af dat alleen een beheerder velden aanmaakt, na overleg.

Mag ik alles opslaan wat ik weet over een klant?

Nee, sla alleen gegevens op die je nodig hebt en waarvoor je een grondslag hebt.

Hulp nodig?

Wil je een CRM met velden die je echt gebruikt? Bekijk onze dienst CRM op maat.

Vraag bij elk nieuw veld: in welk rapport, filter of automatisering gebruiken we dit? Als niemand dat kan beantwoorden, maak het veld niet aan.