Rapportages maken in je CRM

Een goed ingericht CRM bevat waardevolle informatie over je verkoop: hoeveel aanvragen er binnenkomen, hoeveel offertes er uitstaan, welke kanalen klanten opleveren en waarom je kansen verliest. Rapportages maken die informatie zichtbaar. Maar alleen als ze helpen beslissen.

Vijf vragen, vijf rapporten

• Wat loopt er? — Rapport: pijplijn: aantal en waarde van kansen per fase
• Hoe goed verkopen we? — Rapport: winstpercentage en redenen van verlies
• Waar komen klanten vandaan? — Rapport: aanvragen, kansen en gewonnen omzet per bron
• Hoe snel gaat het? — Rapport: doorlooptijd van aanvraag tot offerte en tot akkoord
• Wat doet het team? — Rapport: activiteiten (gesprekken, afspraken, offertes) per persoon

Voorwaarde: goede gegevens

Rapporten zijn zo betrouwbaar als de gegevens. Belangrijk:

• vaste fasen in de pijplijn. Zie Een verkooppijplijn inrichten;
• keuzelijsten voor bron en reden van verlies. Zie CRM-velden ontwerpen;
• waarde en sluitdatum bij kansen;
• het team werkt kansen bij. Zie Zorgen dat je team het CRM echt gebruikt.

Rapporten maken

1. Kies de vraag die het rapport beantwoordt.
2. Kies het object (kansen, contacten, activiteiten) en de filters (periode, team, dienst).
3. Kies de weergave: tabel voor details, staafdiagram voor vergelijking, lijn voor trends, trechter voor fasen.
4. Voeg het toe aan een dashboard.
5. Plan eventueel een automatische verzending per mail.

Een dashboard voor het wekelijkse overleg

• Pijplijn per fase (aantal en waarde).
• Kansen die langer dan X dagen in dezelfde fase staan.
• Nieuwe aanvragen deze week per bron.
• Gewonnen en verloren deze maand, met redenen.
• Openstaande taken per persoon.

Verder kijken

• Prognose: verwachte omzet op basis van waarde, sluitdatum en kans per fase.
• Combineren met marketingdata: kosten per kanaal naast gewonnen omzet per bron. Zie De juiste KPI's kiezen.
• Externe dashboards: als het CRM beperkt is, kun je gegevens exporteren of koppelen aan een dashboardtool. Zie Een dashboard maken in Data Studio.

Van welk kanaal komen opdrachten?

Het nuttigste rapport voor marketingbeslissingen koppelt de bron van een aanvraag aan het resultaat. Een eenvoudig voorbeeld per kwartaal:

• Google (organisch)
• Google Ads
• Telefoon
• Doorverwijzing door klant
• AI-assistenten

Dit werkt alleen als de bron bij elke aanvraag wordt vastgelegd, ook bij telefoontjes. Zie CRM-velden ontwerpen die je echt gebruikt en Leads automatisch toewijzen.

Voorbeeld

Stel: een ICT-dienstverlener rapporteerde alleen de omzet per maand. In het CRM komt een dashboard met de pijplijn per fase, aanvragen per bron, winstpercentage per dienst en redenen van verlies. Na een kwartaal blijkt dat aanvragen via doorverwijzing veel vaker worden gewonnen dan aanvragen via advertenties, en dat "te duur" vooral bij één dienst als reden voorkomt. Beide inzichten leiden tot concrete aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Welke rapporten zijn het belangrijkst?

Pijplijn, winstpercentage met redenen, en bron van gewonnen klanten.

Waarom kloppen mijn rapporten niet?

Meestal door onvolledige of inconsistente gegevens. Verbeter eerst de invoer.

Kan ik rapporten automatisch laten mailen?

Veel CRM's kunnen rapporten of dashboards periodiek versturen.

Moet ik CRM- en marketingcijfers combineren?

Dat geeft het beste beeld van wat marketing oplevert, maar vraagt een goede bronregistratie.

Hoe vaak moet ik rapporten bekijken?

De pijplijn wekelijks, trends en redenen maandelijks.

Hulp nodig?

Wil je dashboards die laten zien hoe je verkoop er echt voor staat? Bekijk onze dienst dashboards.

Maak eerst één dashboard voor het wekelijkse verkoopoverleg met vier of vijf overzichten. Pas als dat wordt gebruikt, voeg je meer rapporten toe.