Je CRM koppelen aan je boekhouding

Sales werkt in het CRM, de administratie in de boekhoudsoftware. Zonder koppeling worden klantgegevens twee keer ingevoerd, verschillen adressen per systeem en weet de accountmanager niet dat een klant een openstaande factuur heeft. Een koppeling verbindt beide werelden. Het hele proces van offerte tot factuur staat in Van offerte tot factuur automatiseren.

Wat kun je koppelen?

• Klant (bedrijf) en contactpersoon — Richting: CRM → boekhouding; Nut: geen dubbele invoer
• Gewonnen offerte of order — Richting: CRM → boekhouding; Nut: factuur(concept) automatisch klaarzetten
• Producten en prijzen — Richting: boekhouding ↔ CRM; Nut: dezelfde artikelen en tarieven
• Factuurstatus en betalingen — Richting: boekhouding → CRM; Nut: zicht op openstaande posten in het CRM
• Omzet per klant — Richting: boekhouding → CRM; Nut: inzicht voor accountmanagement

Hoe koppel je?

• Standaardkoppeling: veel CRM's en boekhoudpakketten hebben een officiële integratie of app.
• Automatiseringstool: voor combinaties zonder standaardkoppeling. Zie Zapier of Make kiezen.
• Maatwerk via API's: bij specifieke wensen of grote volumes.

Vooraf bepalen

1. Leidend systeem per gegeven: waar wordt een adres gewijzigd, waar een betaaltermijn?
2. Matchen van klanten: op KvK-nummer, klantnummer of e-mailadres? Voorkom dubbele klanten. Zie Dubbele contacten voorkomen.
3. Wanneer wordt een factuur aangemaakt? Direct bij akkoord, of als concept dat de administratie controleert?
4. Btw, grootboekrekeningen en artikelcodes: moeten in beide systemen kloppen. Laat dit controleren door je boekhouder.
5. Bestaande gegevens: hoe ga je om met klanten die al in beide systemen staan?

Valkuilen

• Systemen die elkaar overschrijven doordat beide als leidend worden behandeld.
• Factuurgegevens die afwijken van de offerte door verschillende artikelcodes.
• Geen melding bij mislukte synchronisatie. Zie Mislukte automatiseringen bewaken.
• Rechten: niet iedereen met CRM-toegang hoeft financiële gegevens te zien.

Documenteren

Leg vast welke gegevens in welke richting gaan, hoe vaak, en wie eigenaar is. Zie Automatiseringen documenteren.

Voorbeeld

Stel: een installatiebedrijf maakt offertes in het CRM en facturen in de boekhoudsoftware, met veel overtypwerk. Na koppeling wordt een klant bij het winnen van een kans automatisch in de boekhouding aangemaakt, op basis van het KvK-nummer. De offerteregels worden als factuurconcept klaargezet, dat de administratie controleert. Betalingen worden dagelijks teruggekoppeld, zodat accountmanagers zien of een klant openstaande facturen heeft.

Veelgestelde vragen

Welk systeem moet leidend zijn?

Per gegeven verschillend: klantrelatie meestal het CRM, financiële gegevens de boekhouding.

Kan een factuur automatisch worden verstuurd?

Technisch vaak wel. Veel bedrijven kiezen voor een concept dat eerst wordt gecontroleerd.

Wat als mijn pakketten geen standaardkoppeling hebben?

Dan kan het via een automatiseringstool of maatwerk via de API's.

Hoe vaak synchroniseren?

Afhankelijk van het proces: direct bij gebeurtenissen of periodiek (bijvoorbeeld elk uur of dagelijks).

Moet mijn boekhouder betrokken zijn?

Ja, zeker bij btw-instellingen, grootboekrekeningen en factuurinrichting.

Hulp nodig?

Wil je CRM en boekhouding laten samenwerken zonder dubbel werk? Bekijk onze dienst CRM-integraties.

Bepaal per gegeven één leidend systeem. Bijvoorbeeld: adres en contactpersonen in het CRM, factuurgegevens en betalingen in de boekhouding. Dan voorkom je dat systemen elkaar overschrijven.