Afspraakbevestigingen en herinneringen automatiseren

Vergeten afspraken kosten tijd en geld, en bevestigingen per telefoon of handmatige mail kosten ook tijd. Automatische bevestigingen en herinneringen lossen beide op. Ze zijn eenvoudig in te richten en geven klanten precies de informatie die ze nodig hebben. Hoe bezoekers zelf een afspraak plannen, lees je in Afspraken laten inplannen via je website.

Wil je reserveringen of afspraken direct via je eigen site laten lopen? Lees meer over een website met reserveringssysteem.

De berichten

• Bevestiging — Moment: direct na het maken van de afspraak; Inhoud: datum, tijd, duur, locatie of videolink, met wie, voorbereiding, verzetten of annuleren, contact
• Herinnering — Moment: 24 uur vooraf (en eventueel 1–2 uur vooraf); Inhoud: korte herhaling, route of link, verzetten
• Na afloop — Moment: dezelfde of volgende dag; Inhoud: bedankt, samenvatting of vervolgstap, eventueel tevredenheidsvraag
• Gemist — Moment: bij een no-show; Inhoud: nieuwe afspraak voorstellen

Kanaal

• E-mail: standaard, ruimte voor details.
• Sms: opvallend, geschikt voor korte herinneringen.
• WhatsApp: persoonlijk en vertrouwd, maar vraagt de juiste instellingen en toestemming. Zie WhatsApp Business professioneel gebruiken.
• Agenda-uitnodiging: zodat de afspraak in de agenda van de klant staat.

Waarmee automatiseer je?

• Afsprakentool: de meeste hebben bevestigingen en herinneringen ingebouwd.
• CRM: als afspraken daar worden vastgelegd; met sjablonen en workflows. Zie E-mailsjablonen in je CRM.
• Agenda + automatiseringstool: bijvoorbeeld een nieuwe agenda-afspraak met een bepaald label start een mailreeks.
• Branchesoftware: praktijk- of salonsoftware heeft vaak eigen functies.

Wijzigingen verwerken

• Verzetten of annuleren via een link past de afspraak aan en stopt herinneringen voor de oude tijd.
• Wijzigingen door jouw team sturen een nieuwe bevestiging.
• Test wat er gebeurt bij een wijziging; dubbele of verkeerde herinneringen zijn verwarrend.

Goede berichten

• Afzender herkenbaar: je bedrijfsnaam en eventueel de naam van de adviseur.
• De belangrijkste informatie bovenaan.
• Praktisch: parkeren, ingang, wat meenemen.
• Kort, zeker voor sms.

Bewaken

Controleer of berichten aankomen en of automatiseringen niet stilvallen. Zie Mislukte automatiseringen bewaken.

Afspraken die telefonisch worden gemaakt

Niet alle afspraken komen via een online planner. Wie belt en mondeling een afspraak maakt, verdient dezelfde bevestiging. Zorg dat ook die afspraken in dezelfde agenda of hetzelfde systeem komen, zodat de automatische bevestiging en herinnering ook daarvoor werken. Plant een AI-telefoonassistent afspraken in, laat die dan in dezelfde agenda schrijven; zie Een AI-telefoonassistent.

Meten wat het oplevert

Houd een paar maanden bij hoeveel afspraken worden gemist voor en na de automatische herinneringen. Dat laat zien of de herinnering werkt, en of het tijdstip (een dag of een uur vooraf) moet worden aangepast.

Voorbeeld

Stel: een fysiotherapiepraktijk had regelmatig patiënten die een afspraak vergaten. Via de praktijksoftware krijgen patiënten nu direct een bevestiging per mail, een sms-herinnering de dag ervoor met een link om te verzetten, en na de eerste behandeling een mail met oefeningen. Het aantal gemiste afspraken neemt af.

Na de afspraak is een goed moment om te vragen hoe het ging; zie Klanttevredenheid meten met NPS en korte enquêtes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren stuur ik een herinnering?

Meestal 24 uur vooraf; bij afspraken ver vooruit eventueel ook een week vooraf.

Mag ik herinneringen per sms sturen?

Voor berichten over een afgesproken dienst is dat gebruikelijk. Gebruik het nummer niet zomaar voor marketing.

Wat kost sms?

Sms wordt meestal per bericht afgerekend; controleer de tarieven van je tool.

Kan ik een agenda-uitnodiging meesturen?

Ja, veel tools voegen een agendabestand of link toe.

Hoe voorkom ik no-shows nog meer?

Een makkelijke verzetlink, een herinnering op het juiste moment en eventueel een no-showbeleid.

Hulp nodig?

Wil je afspraken en opvolging automatisch laten verlopen? Bekijk onze dienst workflowautomatisering.

Zet in de herinnering een link om de afspraak eenvoudig te verzetten. Een klant die verzet, is beter dan een klant die niet komt.