Copilot in Microsoft 365 inzetten

Veel organisaties werken al in Microsoft 365. Copilot voegt daar een AI-assistent aan toe, direct in de apps die medewerkers dagelijks gebruiken. Dat maakt de drempel laag, maar vraagt wel voorbereiding: Copilot werkt met je bedrijfsgegevens, en dat stelt eisen aan je rechtenstructuur. De productnamen en mogelijkheden veranderen regelmatig; controleer de actuele informatie van Microsoft.

Varianten

Volgens Microsoft:

• Basisvarianten (zoals Copilot Chat): AI-chat met webinformatie; organisatie-inhoud alleen als de gebruiker die zelf aanlevert of opent.
• Microsoft 365 Copilot (betaalde licentie): werkt ook met bedrijfsgegevens via Microsoft Graph (mails, documenten, chats, agenda), binnen de rechten van de gebruiker.

Bij aanmelden met een werkaccount gelden de zakelijke gegevensbeschermingsafspraken van Microsoft.

Wat kun je ermee?

• Outlook — Voorbeelden: lange mailwisselingen samenvatten, conceptantwoorden
• Teams — Voorbeelden: vergadering samenvatten, actiepunten, gemiste onderdelen bijpraten
• Word — Voorbeelden: eerste versie op basis van andere documenten, herschrijven, samenvatten
• Excel — Voorbeelden: formules uitleggen, analyses en grafieken voorstellen
• PowerPoint — Voorbeelden: presentatie opzetten op basis van een document
• Copilot-chat — Voorbeelden: vragen over je werkgegevens ("wat is er afgesproken met klant X?")

Voorbereiding

1. Rechten en delenCopilot toont alleen informatie waartoe een gebruiker toegang heeft. Maar als documenten te ruim zijn gedeeld, vindt Copilot ze wel. Controleer:

• SharePoint-sites en Teams met toegang voor de hele organisatie;
• gedeelde links "voor iedereen";
• gevoelige documenten (HR, financiën).

2. Gevoeligheidslabels en beleidGebruik waar mogelijk labels om gevoelige informatie te beschermen.

3. AfsprakenLeg in je AI-beleid vast waarvoor Copilot wordt gebruikt en hoe output wordt gecontroleerd. Zie Een AI-beleid opstellen.

4. TrainingLeer medewerkers goede prompts schrijven en output controleren. Zie Medewerkers trainen in verantwoord AI-gebruik.

Teams-vergaderingen

Samenvattingen van vergaderingen zijn handig, maar vragen afspraken over opnemen en transcriptie. Zie AI-notulen van vergaderingen.

Copilot of ChatGPT?

• Integratie met Microsoft 365 — Microsoft 365 Copilot: direct in de apps, met bedrijfsgegevens; ChatGPT zakelijk: via uploads of koppelingen
• Werkt met rechtenstructuur — Microsoft 365 Copilot: ja; ChatGPT zakelijk: via eigen beheer
• Breed inzetbaar los van Microsoft — Microsoft 365 Copilot: beperkter; ChatGPT zakelijk: ja

Zie ook ChatGPT zakelijk gebruiken.

Invoeren

1. Start met een pilotgroep.
2. Kies concrete toepassingen en meet tijdwinst.
3. Ruim rechten op vóór bredere uitrol.
4. Evalueer en breid uit.

Voorbeeld

Stel: een architectenbureau wil Copilot invoeren. Bij de voorbereiding blijkt een SharePoint-site met offertes en salarisgegevens voor de hele organisatie toegankelijk te zijn. Na het opschonen van de rechten start een pilot met vijf medewerkers, gericht op samenvattingen van Teams-vergaderingen en conceptmails. Na twee maanden wordt Copilot breder uitgerold.

Veelgestelde vragen

Ziet Copilot alle documenten van het bedrijf?

Nee, alleen wat de gebruiker zelf al mag zien. Daarom is opruimen van rechten belangrijk.

Wordt mijn bedrijfsdata gebruikt om AI te trainen?

Raadpleeg de privacydocumentatie van Microsoft voor de actuele afspraken voor jouw licentie.

Heb ik een aparte licentie nodig?

Voor Microsoft 365 Copilot met bedrijfsgegevens is een betaalde licentie nodig; basisfuncties zijn in sommige abonnementen beschikbaar. Controleer de actuele voorwaarden.

Werkt Copilot in het Nederlands?

Ja, Copilot ondersteunt meerdere talen, waaronder Nederlands.

Is Copilot geschikt voor kleine bedrijven?

Ja, mits je Microsoft 365 al goed gebruikt en de toepassingen tijd opleveren die de licentiekosten rechtvaardigen.

Hulp nodig?

Wil je Copilot of andere AI-tools verantwoord invoeren? Bekijk onze dienst AI-automatisering.

Controleer vóór de invoering welke SharePoint-sites, Teams en mappen 'voor iedereen' gedeeld zijn. Copilot respecteert rechten, maar als iedereen toegang heeft tot salarisoverzichten, kan Copilot die ook vinden.