Zapier of Make: welke automatiseringstool?

Je wilt dat een aanvraag via je website automatisch in je CRM komt, dat je team een melding krijgt en dat de klant een bevestiging ontvangt. Zonder ontwikkelaar kan dat met een automatiseringstool. Zapier en Make zijn twee van de bekendste. Hoe koppelingen in het algemeen werken, lees je in Koppelingen, API's en webhooks.

Hoe werken ze?

Beide tools werken met een trigger (er gebeurt iets in app A) en een of meer acties (doe iets in app B, C). Bijvoorbeeld:

• Trigger: nieuwe formulierinzending.
• Actie 1: maak een contact aan in het CRM.
• Actie 2: stuur een bericht naar het team.

Verschillen in grote lijnen

• Werkwijze — Zapier: stapsgewijs, lijstgewijs opgebouwd; Make: visueel scenario met blokken en lijnen
• Gebruiksgemak — Zapier: zeer toegankelijk voor beginners; Make: iets steilere leercurve
• Complexe logica — Zapier: mogelijk, met paden en filters; Make: sterk in vertakkingen, lussen en datatransformatie
• Aantal koppelingen — Zapier: zeer groot aanbod; Make: groot aanbod
• Prijsmodel — Zapier: op basis van taken; Make: op basis van handelingen/credits

Functies en prijzen veranderen regelmatig; vergelijk de actuele abonnementen.

Waar let je op?

1. Koppelingen: ondersteunen beide tools jouw apps, met de triggers en acties die je nodig hebt?
2. Complexiteit: eenvoudige stappen of veel logica, lussen en transformaties?
3. Volume: hoeveel taken per maand? Bij hoge volumes kunnen kosten snel oplopen.
4. Beheer: wie bouwt en onderhoudt het? Een tool die je team zelf begrijpt, is veiliger dan een die alleen één persoon kent.
5. Foutafhandeling: krijg je een melding bij fouten, kun je opnieuw proberen? Zie Mislukte automatiseringen bewaken.
6. Privacy en dataopslag: waar worden gegevens verwerkt, welke afspraken gelden?

Alternatieven

• Ingebouwde automatisering in je CRM of e-mailtool: vaak genoeg voor eenvoudige stappen.
• Open-sourcetools zoals n8n, ook zelf te hosten.
• Microsoft Power Automate als je veel in Microsoft 365 werkt.
• Maatwerk: bij hoge volumes, strikte eisen of kritieke processen.

Goede gewoonten

• Geef automatiseringen duidelijke namen en documenteer ze. Zie Automatiseringen documenteren.
• Gebruik een gedeeld bedrijfsaccount, niet het persoonlijke account van één medewerker.
• Test met echte voorbeelddata. Zie Een webhook testen.

Snel kiezen

• Een paar eenvoudige koppelingen, team zonder technische kennis — Logische eerste keuze: Zapier, of de ingebouwde automatisering van je CRM
• Veel vertakkingen, lijsten verwerken, gegevens omzetten — Logische eerste keuze: Make
• Gegevens mogen je eigen omgeving niet verlaten, of hoge volumes — Logische eerste keuze: n8n op eigen server, of maatwerk
• Alles draait om Outlook, Teams en SharePoint — Logische eerste keuze: Power Automate

Veelgemaakte fouten

• Geen eigenaar. Na een jaar weet niemand meer welke automatiseringen draaien en waarom.
• Persoonsgegevens zonder afspraken. Een automatiseringstool verwerkt klantgegevens; regel een verwerkersovereenkomst en kijk waar de gegevens worden verwerkt.
• Geen melding bij fouten, waardoor aanvragen dagenlang niet in het CRM komen zonder dat iemand het merkt.
• Alles in één lange automatisering, die moeilijk te testen en te repareren is. Splits in kleinere stappen.
• Wachtwoorden of API-sleutels van persoonlijke accounts, die stoppen met werken als iemand vertrekt.

Voorbeeld

Stel: een klein bureau wil formulieren naar het CRM sturen en een melding in de teamchat. Eén medewerker bouwt het in een middag in Zapier. Later wil het bureau offertes automatisch omzetten naar projecten in de projectmanagementtool, met verschillende routes per dienst en het splitsen van regels. Daarvoor kiest het bureau Make, omdat de visuele vertakkingen dat overzichtelijker maken.

Veelgestelde vragen

Welke is goedkoper?

Dat hangt af van je volume en het aantal stappen. Vergelijk op basis van je verwachte gebruik.

Kan ik later overstappen?

Ja, maar je moet automatiseringen opnieuw bouwen. Documentatie maakt dat makkelijker.

Is een no-codetool betrouwbaar genoeg?

Voor veel processen wel, mits je fouten bewaakt. Voor kritieke processen kan maatwerk beter zijn.

Wat als een app geen koppeling heeft?

Vaak kan het via een webhook of API-aanroep binnen de tool.

Mogen persoonsgegevens via zo'n tool lopen?

Ja, maar neem de tool op in je privacydocumentatie en controleer de afspraken met de leverancier.

Hulp nodig?

Wil je processen automatiseren die betrouwbaar blijven werken? Bekijk onze dienst workflowautomatisering.

Bouw je eerste automatisering in beide tools met een gratis of proefaccount. Na een uur weet je welke werkwijze je team het best ligt.