CRM koppelen aan website

Herken je dit?

• Aanvragen via je website komen binnen in een mailbox en worden met de hand in je CRM overgetypt.
• Soms raakt een aanvraag kwijt of wordt die te laat opgepakt.
• Je weet niet via welke pagina of campagne een klant binnenkwam.
• Klantgegevens staan op meerdere plekken en zijn niet overal gelijk.
• Je gebruikt al een CRM, maar het staat los van je website.

Wat moet er geregeld zijn?

Een koppeling tussen website en CRM is pas waardevol als vooraf duidelijk is welke gegevens waarheen gaan en wat er daarna gebeurt:

• Welke formulieren: contact, offerte, afspraak, inschrijving of bestelling.
• Welke velden: welke gegevens naar het CRM gaan, en welke juist niet.
• Bron en context: van welke pagina, campagne of oplossing een aanvraag komt.
• Opvolging: wie krijgt een melding, welke status krijgt een nieuwe aanvraag en wat is de volgende stap?
• Techniek: een koppeling via de API of een webhook van je CRM, met een melding als er iets misgaat.
• Privacy en toegang: alleen de gegevens die nodig zijn, en duidelijke afspraken over wie wat mag zien.

Mogelijkheden

Directe koppeling met je bestaande CRM

Formulierinzendingen gaan rechtstreeks naar je CRM, met de juiste velden en bron erbij.

Koppeling via een tussenlaag

Als je CRM geen directe koppeling ondersteunt, of als meerdere systemen gegevens moeten krijgen, kan een automatiseringsplatform de verbinding maken.

CRM kiezen of inrichten

Heb je nog geen CRM, of past het huidige niet? Dan begint het bij de keuze en de inrichting, en pas daarna bij de koppeling.

Zo pakken we het aan

1. In kaart brengen: welke formulieren, velden en vervolgstappen er zijn.
2. Ontwerp: we leggen vast welke gegevens waarheen gaan en hoe fouten worden gemeld.
3. Bouwen en testen: met testaanvragen controleren we of alles correct aankomt.
4. Livegang en beheer: we houden de koppeling in de gaten en passen aan als je CRM of website verandert.

Waar je rekening mee houdt

• Of een koppeling mogelijk is, hangt af van de API’s van je CRM en je websiteplatform.
• Een koppeling kan stoppen na een update van een van de systemen. Monitoring en een terugvaloptie zijn daarom belangrijk.
• Stuur niet meer persoonsgegevens mee dan nodig is.
• Houd een gewone e-mailmelding als vangnet, zeker in de eerste periode.