Van offerte tot factuur: waar automatisering tijd oplevert

Tussen het versturen van een offerte en het ontvangen van een betaling zitten veel stappen. In veel organisaties gebeuren die handmatig en in verschillende programma’s. Juist hier levert automatisering vaak snel tijd en grip op.

De typische route

1. Aanvraag binnen via website of mail
2. Offerte opstellen en versturen
3. Akkoord ontvangen, vaak per mail of ondertekende pdf
4. Opdracht of project aanmaken
5. Factuur maken, soms op basis van uren of mijlpalen
6. Betaling controleren en herinneren

Waar het handwerk zit

Het overtypen van klant- en prijsgegevens, het najagen van akkoorden, het bijhouden welke onderdelen al gefactureerd zijn en het controleren van betalingen. Elke stap is klein, maar samen kosten ze wekelijks uren en leiden ze tot fouten en vergeten facturen.

Wat je kunt automatiseren

• Offertes opbouwen uit vaste producten en diensten, in je eigen huisstijl
• Digitaal akkoord, met vastlegging van versie en datum
• Automatisch een project of opdracht starten na akkoord
• Facturen genereren op basis van de offerte, uren of een abonnement
• Betaallinks in de factuur en automatische herinneringen
• Koppeling met je boekhouding

Wat je bewust handmatig houdt

Automatisering betekent niet dat alles zonder controle gebeurt. Kortingen boven een grens, afwijkende voorwaarden of de eerste factuur voor een nieuwe klant kun je laten goedkeuren. Zo combineer je snelheid met zorgvuldigheid.

Eenmalig én terugkerend

Veel dienstverleners combineren een eenmalige opdracht met een terugkerende dienst, zoals onderhoud of een licentie. Als beide in één voorstel kunnen staan en daarna automatisch goed worden gefactureerd, voorkom je dat terugkerende omzet ongemerkt wegvalt.

Verder lezen

• Offertes & facturatie
• Workflow-automatisering
• CRM laten inrichten: waar begin je?

Wil je weten waar in jouw proces de meeste tijd te winnen is? Plan een kennismaking.