Formulieren automatiseren

Herken je dit?

• Formulierberichten komen soms niet aan of belanden in de spam.
• Na elke aanvraag begint het handwerk: overtypen, doorsturen en terugmailen voor ontbrekende informatie.
• Klanten krijgen geen bevestiging, of een bevestiging die niet bij de vraag past.
• Je hebt meerdere formulieren en elk werkt net even anders.
• Je ontvangt veel spam via je formulieren.

Wat moet er geregeld zijn?

Een goed formulier begint bij de vraag van je klant en eindigt pas als de aanvraag bij de juiste persoon ligt. Daarvoor zijn deze onderdelen nodig:

• De juiste vragen: kort waar het kan, met extra vragen alleen als ze relevant zijn.
• Betrouwbare aflevering: meldingen die aankomen, met e-mail die goed is ingesteld (SPF, DKIM en DMARC).
• Routering: een offerteaanvraag gaat naar iemand anders dan een supportvraag.
• Bevestiging: de klant weet wat er is ontvangen en wat de volgende stap is.
• Verwerking: gegevens gaan waar nodig automatisch door naar CRM, agenda of administratie.
• Spam en privacy: bescherming tegen spam, en alleen de gegevens die je echt nodig hebt.

Mogelijkheden

Formulieren op orde brengen

Bestaande formulieren nalopen: vragen, meldingen, bevestigingen en aflevering. Vaak lost dit het grootste deel van de problemen al op.

Slimme formulieren

Formulieren die meebewegen met de vraag, zodat je betere informatie krijgt zonder dat het invullen langer duurt.

Automatische vervolgstappen

Een aanvraag zet zelf de volgende stap in gang, zoals een taak, een afspraakverzoek of een record in je CRM. Bijvoorbeeld via een webhook of de API van een systeem.

Zo pakken we het aan

1. Inventarisatie: welke formulieren er zijn en wat er na een inzending gebeurt.
2. Ontwerp: vragen, routering, bevestigingen en koppelingen per formulier.
3. Bouwen en testen: met testinzendingen controleren we de hele route, van formulier tot mailbox of systeem.
4. Beheer: we houden aflevering en koppelingen in de gaten.

Waar je rekening mee houdt

• Vraag geen gevoelige gegevens via een formulier als dat niet nodig is.
• Houd altijd een eenvoudige route open: een klant moet je ook zonder lang formulier kunnen bereiken.
• Automatisering werkt pas goed als het proces erachter duidelijk is.
• Test een formulier opnieuw na elke wijziging aan website, e-mail of koppeling.