Voorraad tussen kassa en webshop synchroniseren

Een klant koopt het laatste exemplaar in de winkel, terwijl de webshop het nog als op voorraad toont. Een uur later bestelt iemand online hetzelfde product. Bij een winkel met webshop is dat een bekend probleem. De oplossing: één kloppende voorraad, automatisch bijgewerkt door elke verkoop.

Stap 1: kies het leidende systeem

Er moet één plek zijn die "de waarheid" over voorraad bevat:

• Kassa van je webshopplatform (bijv. Shopify POS) — Hoe het werkt: winkel en webshop delen dezelfde productcatalogus en voorraad; Past bij: winkels die met Shopify werken of willen werken
• Losse kassa met koppeling — Hoe het werkt: kassasysteem en webshop wisselen voorraad uit via een koppeling; Past bij: winkels met een bestaand kassasysteem
• Apart voorraad- of ERP-systeem — Hoe het werkt: kassa, webshop en marktplaatsen boeken af op een centraal systeem; Past bij: groter assortiment, meerdere kanalen of vestigingen

Het eenvoudigst is één platform voor winkel en webshop. Met een koppeling kan het ook, maar dan is de koppeling een extra onderdeel dat moet blijven werken. Zie ook Losse software vervangen door een platform.

Stap 2: maak de productdata gelijk

• Elk product en elke variant heeft een unieke SKU en waar mogelijk een EAN/barcode.
• Namen, varianten (maat, kleur) en eenheden zijn in beide systemen gelijk opgebouwd.
• Producten die alleen in de winkel of alleen online worden verkocht, zijn als zodanig gemarkeerd.

Stap 3: bepaal de regels

• Hoe vaak wordt gesynchroniseerd: direct, of elke paar minuten?
• Wat gebeurt er met retouren in de winkel van online aankopen, en andersom?
• Houd je een kleine buffer aan voor online (bijvoorbeeld het laatste exemplaar alleen in de winkel)?
• Verkoop je producten die nog niet binnen zijn? Zie Pre-orders instellen in je webshop.
• Wie lost verschillen op, en hoe vaak tel je de voorraad na?

Stap 4: test met echte situaties

• Verkoop in de winkel en controleer de webshop.
• Online bestelling en controleer de kassa.
• Retour in de winkel van een online bestelling.
• Een product met varianten.
• Wat gebeurt er als de koppeling even uitvalt?

Stap 5: bewaak

Controleer periodiek of voorraad in beide systemen gelijk loopt, en zorg voor een melding als een koppeling faalt. Zie Koppeling werkt niet: eerste controles.

Marktplaatsen en meerdere vestigingen

Verkoop je ook via Bol of een andere marktplaats, of heb je meerdere winkels, dan wordt één leidend systeem nog belangrijker. Elke extra plek waar voorraad wordt getoond, is een extra kans op oververkoop.

• Marktplaatsen: koppel ze aan hetzelfde voorraadsysteem en stel eventueel een lagere voorraad in voor de marktplaats, zodat er ruimte is voor vertraging in de synchronisatie. Zie Je webshop koppelen aan Bol.
• Meerdere vestigingen: houd voorraad per locatie bij. Bepaal of online bestellingen uit alle vestigingen mogen worden geleverd, of alleen uit een magazijn.
• Afhalen in de winkel: toon online alleen "afhalen vandaag" als de voorraad in die vestiging klopt.

Veelgemaakte fouten

• Twee systemen die allebei voorraad aanpassen zonder duidelijke leider, waardoor ze elkaar overschrijven.
• Varianten die anders zijn opgebouwd, zoals maat en kleur in één veld in de kassa en in twee velden in de webshop.
• Handmatige correcties in het verkeerde systeem, die bij de volgende synchronisatie weer verdwijnen.
• Geen melding als de koppeling stopt, waardoor verschillen pas opvallen als een klant klaagt.

Voorbeeld

Stel: een lifestylewinkel verkoopt in de winkel via een losse kassa en online via Shopify, met handmatig bijgehouden voorraad. Uitverkochte producten worden online nog verkocht. Na het gelijktrekken van SKU's in beide systemen en een koppeling die elke verkoop direct afboekt, klopt de online voorraad. Een paar producten die alleen in de winkel worden verkocht (zoals consignatieartikelen) worden expliciet uitgesloten van de webshop.

Veelgestelde vragen

Kan ik voorraad handmatig bijhouden?

Bij een klein assortiment en weinig verkopen kan het tijdelijk, maar fouten zijn bijna onvermijdelijk zodra het drukker wordt.

Wat als ik ook op Bol of Amazon verkoop?

Dan moeten ook die kanalen afboeken op hetzelfde leidende systeem. Zie Je webshop koppelen aan Bol.

Hoe snel moet de synchronisatie zijn?

Hoe sneller hoe beter, zeker bij producten met lage voorraad. Directe synchronisatie of enkele minuten is gangbaar.

Wat kost een koppeling?

Dat verschilt sterk: van een maandabonnement voor een standaardkoppeling tot maatwerk. Vergelijk dat met de kosten van oververkoop en handwerk.

Wat doe ik bij een verschil in voorraad?

Tel het product fysiek, corrigeer in het leidende systeem en zoek de oorzaak (verkeerde SKU, gemiste retour, koppelingsfout).

Hulp nodig?

Wil je winkel en webshop laten samenwerken met één kloppende voorraad? Bekijk onze dienst e-commercestrategie.

Zorg dat elk product in kassa en webshop dezelfde SKU of barcode heeft. Zonder unieke koppelcode werkt geen enkele synchronisatie betrouwbaar.