Losse software vervangen door één bedrijfsplatform

Veel mkb-organisaties groeien met losse tools. Elke keer dat er een behoefte ontstaat, komt er een abonnement bij: een CRM, een offerteprogramma, facturatiesoftware, een planningstool, een helpdesk. Ieder systeem lost iets op, maar samen ontstaat een lappendeken.

Signalen dat het tijd is

• Klantgegevens staan op meerdere plekken en zijn niet overal gelijk.
• Medewerkers typen dezelfde gegevens over van het ene systeem naar het andere.
• Je kunt niet eenvoudig zien welke klant wat heeft afgenomen, betaald en gevraagd.
• Rapportages vragen handwerk in spreadsheets.
• Abonnementskosten lopen op, terwijl je van veel functies maar een deel gebruikt.

Wat een bedrijfsplatform anders maakt

Bij een platform delen de onderdelen dezelfde gegevens. Een klant bestaat één keer, met daaraan gekoppeld aanvragen, offertes, projecten, uren, facturen en supportvragen. Een akkoord op een offerte kan direct een project en factuurschema starten. Dat scheelt werk en geeft overzicht.

Niet alles hoeft in één keer

Een overstap kan stap voor stap. Vaak begin je met de onderdelen waar de meeste pijn zit, bijvoorbeeld CRM en offertes, en schuiven andere onderdelen later aan. Systemen die goed werken en niet vervangen hoeven te worden, zoals een boekhoudpakket, kun je koppelen.

Waar je op let bij de keuze

• Past de basis bij je processen, of moet je je proces aanpassen aan de software?
• Kun je het platform in je eigen huisstijl en terminologie inrichten?
• Hoe zit het met rechten per gebruiker en de beveiliging van gegevens?
• Kun je gegevens later ook weer exporteren?
• Wie beheert en ontwikkelt het platform door na de livegang?

Het risico van een big bang

Alles tegelijk vervangen op één datum is spannend. Beter is een plan met duidelijke fases, testmomenten en een periode waarin je oude en nieuwe systeem naast elkaar kunt controleren. Pas als een onderdeel aantoonbaar werkt, zeg je het oude abonnement op.

Verder lezen

• Compleet bedrijfsplatform
• Workflow-automatisering
• AI en automatisering in je organisatie

Benieuwd of een bedrijfsplatform bij jouw organisatie past? Plan een kennismaking.