ChatGPT, Claude, Gemini of Copilot: AI-assistenten zakelijk inzetten

AI-assistenten zoals ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot en Perplexity zijn in korte tijd gewoon gereedschap geworden. In veel organisaties gebruiken medewerkers ze al, soms met een zakelijk account en soms op eigen initiatief. Dit artikel helpt je om daar een bewuste keuze van te maken.

Waar AI-assistenten goed in zijn

De sterkste toepassingen zijn taken waarbij een mens het eindresultaat beoordeelt:

• Schrijven en herschrijven: conceptmails, samenvattingen, teksten in een andere toon of voor een andere doelgroep.
• Samenvatten en structureren: lange documenten, notulen of klantfeedback terugbrengen tot de kern.
• Uitzoeken en uitleggen: een onderwerp verkennen, een begrip laten uitleggen, vragen voorbereiden.
• Werken met data: formules bedenken, tabellen opschonen, eenvoudige analyses opzetten.
• Code en techniek: scripts, formules of configuraties schrijven en fouten opsporen.

Minder geschikt zijn taken waarbij een fout grote gevolgen heeft en niemand meekijkt, en vragen over actuele feiten zonder bronvermelding.

De verschillen tussen de assistenten

De grote assistenten lijken op elkaar en ontwikkelen zich snel, dus vergelijkingen zijn snel verouderd. Relevanter dan de ranglijst van dit moment zijn deze vragen:

• Waar werk je al in? Wie Microsoft 365 gebruikt, heeft met Copilot een assistent die in Outlook, Word en Teams zit. In Google Workspace ligt Gemini voor de hand.
• Welke taken zijn belangrijk? Test de assistenten op je eigen werk: je eigen teksten, je eigen documenten en je eigen vragen.
• Heb je bronvermelding nodig? Assistenten die het web doorzoeken en bronnen tonen, zoals Perplexity, zijn handig voor onderzoek.
• Wat zijn de zakelijke voorwaarden? Zie hieronder.

Afspraken over data

Het grootste risico zit niet in de techniek, maar in wat medewerkers erin plakken. Maak daarom afspraken:

1. Gebruik zakelijke abonnementen in plaats van persoonlijke gratis accounts. Controleer in de voorwaarden of je gegevens worden gebruikt om modellen te trainen en hoe lang ze worden bewaard.
2. Geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie zonder dat daar een verwerkersovereenkomst en een bewuste keuze onder liggen. Denk aan de AVG.
3. Leg vast wie welke tool mag gebruiken, waarvoor, en wie beheert welke accounts. Zie ook toegang en accounts beheren.

Afspraken over kwaliteit

AI-assistenten schrijven overtuigend, ook als het niet klopt. Spreek af dat:

• output altijd door een mens wordt gecontroleerd voordat die naar een klant gaat of gepubliceerd wordt;
• feiten, cijfers en citaten worden nagekeken bij de bron;
• teksten die je publiceert, passen bij jullie eigen kennis en ervaring. Voor je website is dat extra belangrijk: generieke AI-tekst zonder eigen inhoud helpt je vindbaarheid niet. Zie schrijven voor zoekmachines en AI.

Van losse prompts naar vaste werkwijzen

De meeste winst ontstaat als je terugkerende taken standaardiseert: een vaste instructie voor offerteteksten, een sjabloon voor verslagen, een werkwijze voor het beantwoorden van veelgestelde vragen. De volgende stap is koppelen aan je systemen, zodat AI onderdeel wordt van een proces in plaats van een los venster. Daarover lees je meer in AI en automatisering in je organisatie.

Een verstandige start

1. Kies twee of drie concrete taken waarin veel tijd gaat zitten.
2. Test een of twee assistenten op die taken, met zakelijke accounts.
3. Leg de afspraken over data en controle op één pagina vast.
4. Evalueer na een paar weken wat het oplevert, en breid dan uit.

Wil je AI structureel inzetten, gekoppeld aan je website, CRM of administratie? Kijk bij AI & automatisering of plan een gesprek.

Verder lezen

• Vindbaar in AI Search
• Kennisbank: gebruikers in Google Workspace
• Expertise: AI & automatisering