E-mail migreren zonder mailverlies

Overstappen van e-mail bij je hostingpartij naar een zakelijke dienst als Microsoft 365 of Google Workspace, of tussen diensten: het kan spannend voelen. Niemand wil mails kwijtraken of dagen onbereikbaar zijn. Met een goede voorbereiding verloopt het meestal zonder dat klanten iets merken. Waarom je e-mail los van je hosting kunt onderbrengen, lees je in E-mail en websitehosting gescheiden houden.

Stap 1: inventariseren

• Alle mailboxen en hun gebruikers.
• Aliassen (extra adressen die in een mailbox binnenkomen).
• Doorstuurregels en automatische antwoorden.
• Gedeelde mailboxen of algemene adressen (info@, factuur@).
• Agenda's en contactpersonen.
• Apparaten en programma's waarop mail wordt gebruikt.
• Systemen die mail versturen namens je domein (website, webshop, CRM, nieuwsbrieftool).

Stap 2: nieuwe omgeving inrichten

• Domein toevoegen en verifiëren (via een TXT-record).
• Gebruikers, aliassen en gedeelde mailboxen aanmaken.
• Licenties toewijzen.

Stap 3: TTL verlagen

Verlaag de TTL van je MX-records een dag of twee voor de overstap. Zie MX-records controleren.

Stap 4: bestaande mail kopiëren

• Gebruik de migratietool van de nieuwe dienst of een migratiedienst, vaak via IMAP.
• Kopieer ook agenda's en contacten (die gaan niet altijd via IMAP mee).
• Doe een eerste grote kopie vóór de overstap.

Stap 5: MX-records wijzigen

• Kies een rustig moment, bijvoorbeeld vrijdagmiddag of avond.
• Wijzig de MX-records naar de nieuwe dienst.
• Gedurende de overgangsperiode kan mail nog op de oude omgeving binnenkomen.

Stap 6: laatste mails kopiëren

Na een dag of twee: kopieer de mails die in de overgangsperiode nog op de oude omgeving binnenkwamen (een "delta-migratie").

Stap 7: verzenden en beveiligen

• SPF bijwerken voor de nieuwe dienst (en andere systemen die namens je mailen).
• DKIM inschakelen. Zie DKIM inschakelen in Microsoft 365.
• DMARC controleren. Zie DMARC-record instellen.
• Website- en webshopmails via de juiste verzendmethode laten lopen.

Stap 8: apparaten instellen

Gebruikers stellen hun mail opnieuw in op telefoon en computer. Zie E-mail instellen op telefoon en computer.

Stap 9: oude omgeving afbouwen

Houd de oude omgeving nog enkele weken actief, controleer of er geen mail meer binnenkomt, en zeg pas dan op.

Voorbeeld

Stel: een accountantskantoor met twaalf medewerkers stapt over van mail bij de webhosting naar een zakelijke e-maildienst. Twee dagen vooraf wordt de TTL verlaagd en de bestaande mail gekopieerd. Op vrijdagavond worden de MX-records gewijzigd. Maandag worden de laatste mails van het weekend gekopieerd, worden SPF, DKIM en DMARC ingesteld en krijgen medewerkers een korte instructie voor hun telefoon. De oude omgeving blijft een maand beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Raak ik mails kwijt tijdens de overstap?

Niet als je na de overstap de laatste mails van de oude omgeving kopieert.

Hoe lang duurt een migratie?

De voorbereiding een paar dagen; de overstap zelf een avond; de afronding een paar dagen.

Gaan agenda's en contacten mee?

Niet altijd automatisch; plan dat apart.

Moet ik alle wachtwoorden opnieuw instellen?

Gebruikers krijgen een nieuw account bij de nieuwe dienst; stel daar ook tweestapsverificatie in.

Wat als de website contactformulieren mailt?

Controleer dat die mails na de overstap nog aankomen en via een goede verzendmethode lopen.

Hulp nodig?

Wil je je e-mail zonder zorgen laten verhuizen? Bekijk onze dienst domeinen en e-mail.

Verlaag een dag of twee voor de overstap de TTL (geldigheidsduur) van je MX-records, bijvoorbeeld naar een uur. Dan wordt de wijziging sneller overal opgepikt en is de overgangsperiode korter.