Een klantportaal: wanneer is het zinvol?

Een eigen omgeving waarin klanten hun projecten, documenten, facturen en vragen terugvinden: het klinkt aantrekkelijk. Toch is een klantportaal niet voor elke organisatie de juiste stap. Het hangt af van hoe vaak klanten informatie nodig hebben en hoe je die nu verstrekt.

Wanneer het wel zinvol is

• Klanten vragen regelmatig naar status, documenten of facturen.
• Je werkt met langlopende projecten, contracten of abonnementen.
• Er worden veel bestanden uitgewisseld die nu in mailboxen verdwijnen.
• Je wilt klanten zelf supportvragen laten indienen en volgen.
• Professionele uitstraling en overzicht zijn onderdeel van je propositie.

Wanneer (nog) niet

Heb je vooral eenmalige klanten met een kort traject, of is je interne administratie nog niet op orde, dan levert een portaal weinig op. Een portaal toont immers wat er in je systemen staat. Klopt dat niet, dan zie je dat meteen terug.

Wat erin hoort

Begin met de informatie waar klanten nu het vaakst om vragen. Dat is vaak projectstatus, documenten en facturen. Uitbreiden met offertes accorderen, tickets of rapportages kan daarna.

Eerst de basis

Een portaal werkt het best als CRM, projecten, facturatie en support al goed zijn ingericht en met elkaar zijn verbonden. Dan is het portaal geen extra administratie, maar een venster op wat er al is.

Veiligheid

Persoonlijke accounts, rechten per gebruiker en tweestapsverificatie zijn uitgangspunten. Iedere klant ziet alleen zijn eigen gegevens.

Verder lezen

• Klantportaal
• Compleet bedrijfsplatform
• Service & support

Twijfel je of een klantportaal iets voor jouw organisatie is? Plan een kennismaking.