Toegang intrekken als een medewerker of bureau vertrekt

Bij vertrek van een medewerker of het beëindigen van een samenwerking met een bureau wordt toegang vaak maar gedeeltelijk ingetrokken. Het e-mailaccount gaat dicht, maar de beheerdersrol in WordPress, de toegang tot Google Ads of het account bij de domeinregistrar blijven bestaan. Soms is de vertrekkende partij zelfs eigenaar van een account. Met deze checklist voorkom je dat.

Voorbereiding

• ☐ Er is een actueel toegangsoverzicht (systeem, persoon, rol).
• ☐ Je weet welke accounts op naam van de vertrekkende persoon of partij staan.
• ☐ Er is afgesproken wie de taken overneemt.

E-mail en kantoorsoftware

• ☐ Account blokkeren of omzetten (bijvoorbeeld naar een gedeelde mailbox). Zie Gebruiker toevoegen in Microsoft 365.
• ☐ Doorstuurregels en automatische antwoorden controleren.
• ☐ Bestanden en gedeelde mappen overdragen.
• ☐ Apparaten en sessies uitloggen.

Website en techniek

• ☐ CMS-accounts verwijderen of rol verlagen.
• ☐ Hostingpaneel, FTP/SFTP en database-toegang intrekken.
• ☐ Domeinregistratie: account en contactgegevens controleren. Zie Een domeinnaam registreren.
• ☐ DNS-beheer en CDN (zoals Cloudflare).
• ☐ API-sleutels en koppelingen die op naam van de persoon staan vervangen.

Google en marketing

• ☐ Google Analytics, Search Console, Tag Manager, Ads, Merchant Center, Bedrijfsprofiel. Zie Toegang geven tot Google-accounts.
• ☐ Meta Business, LinkedIn-pagina en advertentieaccounts.
• ☐ Nieuwsbrief- en automatiseringstools.
• ☐ Controleer of de persoon of het bureau nergens eigenaar is; draag eigendom eerst over.

Bedrijfssoftware

• ☐ CRM, boekhouding, projectmanagement.
• ☐ Betaalproviders en bankomgeving.
• ☐ Wachtwoordmanager: account verwijderen. Zie Wachtwoordbeleid en een wachtwoordmanager.

Gedeelde wachtwoorden

• ☐ Wijzig wachtwoorden van gedeelde accounts waar de persoon bij kon.
• ☐ Controleer tweestapsverificatie: staat die op een telefoon van de vertrekker? Zet die om.

Afronding

• ☐ Toegangsoverzicht bijwerken.
• ☐ Vastleggen wat er is ingetrokken en wanneer.
• ☐ Na een paar weken controleren of er niets is gemist.

Bureaus

Bij een bureau is het extra belangrijk dat jij eigenaar bent van alle accounts (domein, hosting, Google, social). Dan trek je bij afscheid alleen de toegang van het bureau in. Controleer bij de start van een samenwerking dat dit zo is ingericht.

Voorbeeld

Stel: een marketingmedewerker vertrekt. Het e-mailaccount wordt omgezet naar een gedeelde mailbox. Bij het aflopen van de checklist blijkt de medewerker eigenaar te zijn van de Facebook-pagina en het Google Ads-account te hebben aangemaakt met een privé-Gmailadres. Eerst wordt het eigendom overgedragen aan een bedrijfsaccount, daarna wordt de toegang ingetrokken. Ook de tweestapsverificatie van de webshop, die aan de telefoon van de medewerker hing, wordt omgezet.

Veelgestelde vragen

Moet ik toegang direct op de laatste werkdag intrekken?

Bij voorkeur op het moment van vertrek; bij een conflict eerder.

Wat als iemand eigenaar is van een account?

Laat het eigendom overdragen vóór vertrek. Achteraf is dat vaak veel lastiger.

Moet ik ook wachtwoorden wijzigen?

Van gedeelde accounts waar de persoon bij kon, ja.

Hoe voorkom ik dit in de toekomst?

Werk met persoonlijke accounts in plaats van gedeelde logins, houd eigendom bij het bedrijf en een actueel toegangsoverzicht.

Geldt dit ook voor freelancers?

Ja, voor iedereen die toegang heeft gehad.

Hulp nodig?

Wil je de toegang tot je systemen overzichtelijk en veilig regelen? Bekijk onze dienst security en monitoring.

Houd een toegangsoverzicht bij: per systeem wie toegang heeft en met welke rol. Dan is vertrek een kwestie van de lijst aflopen, in plaats van zoeken waar iemand allemaal bij kon.