Een briefing voor een nieuwe website schrijven

Een briefing is het document waarmee je je websitebouwer vertelt wat je nodig hebt. Zonder briefing vult de bouwer de gaten zelf in, en dat leidt vaak tot misverstanden, meerwerk en offertes die niet te vergelijken zijn. Een paar uur werk vooraf bespaart veel tijd en geld later.

Wat staat er in een goede briefing?

1. Over je organisatieWat doe je, voor wie, wat maak je anders? Twee alinea's zijn genoeg.

2. Aanleiding en doelenWaarom een nieuwe website? Maak de doelen meetbaar waar dat kan:

• meer offerteaanvragen via de website;
• minder telefoontjes met standaardvragen;
• beter gevonden worden op bepaalde diensten;
• een professionelere uitstraling bij grotere klanten.

3. DoelgroepenWie bezoekt de website, wat zoeken ze, en wat moeten ze kunnen doen?

4. Inhoud en structuurWelke pagina's verwacht je? Een eerste schets van de structuur helpt. Zie Paginastructuur plannen. Vermeld ook wat je van de huidige website wilt behouden.

5. Functies en koppelingenFormulieren, afspraken plannen, webshop, klantportaal, nieuwsbrief, meertaligheid. En koppelingen met bijvoorbeeld je CRM, boekhouding of reserveringssysteem. Beschrijf per functie wat hij moet doen.

6. UitstralingHuisstijl (logo, kleuren, lettertype), twee à drie voorbeeldwebsites die je aanspreken en waarom, en wat je juist niet wilt.

7. ContentWie levert teksten, foto's en video's? Is er een fotograaf of tekstschrijver nodig? Dit is vaak de grootste oorzaak van vertraging.

8. Techniek en beheerVoorkeur voor een platform (Webflow, WordPress, Shopify) of juist niet? Wie beheert de website na oplevering, en wat moet je zelf kunnen aanpassen? Hosting, domein, e-mail: wat is er al, wat moet geregeld worden?

9. Vindbaarheid en metingBelangrijke zoekwoorden, bestaande posities die behouden moeten blijven, en hoe je wilt meten (GA4, conversies).

10. Planning, budget en besluitvormingGewenste opleverdatum en eventuele harde deadlines, een budgetindicatie, en wie de beslissingen neemt.

Waarom een budget noemen?

Veel opdrachtgevers houden het budget liever voor zich. Toch helpt een bandbreedte: een bouwer kan dan een voorstel doen dat past, in plaats van te gokken. Zonder budget krijg je offertes die onderling sterk verschillen in aanpak en omvang.

Veelgemaakte fouten

• Een lijst met wensen zonder doel. "Een blog, een slider en een chat" zegt niet wat de website moet opleveren. Begin bij het doel en laat de bouwer meedenken over de middelen.
• De bestaande website vergeten. Welke pagina's trekken nu bezoekers of aanvragen? Die wil je niet kwijtraken; zie Website-migratie.
• Content onderschatten. Teksten en beelden kosten meer tijd dan verwacht. Leg vast wie ze maakt en wanneer ze klaar zijn.
• Te veel beslissers. Spreek af wie het laatste woord heeft, anders wordt elke feedbackronde een discussie.
• Geen prioriteiten. Geef aan wat moet bij de livegang en wat later kan. Dat helpt bij een passend budget.

Een briefing op één pagina

Heb je weinig tijd? Beantwoord dan in elk geval deze vijf vragen:

1. Wat moet de website opleveren, en hoe meet je dat?
2. Wie zijn de belangrijkste bezoekers en wat willen ze kunnen doen?
3. Welke pagina's en functies zijn bij de livegang nodig?
4. Wie levert teksten en beelden, en wie beheert de website daarna?
5. Wat is je budgetbandbreedte en je gewenste opleverdatum?

Met de antwoorden kan een bouwer een eerste voorstel doen. Daarna vergelijk je offertes met Offertes voor een website eerlijk vergelijken.

Voorbeeld

Stel: een advocatenkantoor schrijft "We willen een moderne website". Na het invullen van de briefing staat er: doel is meer aanvragen van mkb-ondernemers voor arbeidsrecht, met per rechtsgebied een pagina en een kennisbank; een contactformulier met terugbelverzoek; eigen beheer van nieuws; teksten door de advocaten zelf, met redactie door de bouwer; oplevering vóór de start van een campagne in maart. Daar kan elke bouwer een vergelijkbare offerte op maken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een briefing zijn?

Twee tot vijf pagina's is voor de meeste projecten voldoende. Volledigheid is belangrijker dan lengte.

Moet ik de technische oplossing zelf kiezen?

Nee. Beschrijf liever wat je wilt bereiken en wat je zelf wilt kunnen beheren; een goede bouwer adviseert over het platform.

Kan ik een briefing samen met de bouwer maken?

Ja, veel bureaus doen een intakegesprek om de briefing samen op te stellen. Zie Een project starten met BDMNL.

Wat als mijn wensen tijdens het project veranderen?

Dat gebeurt vaak. Leg wijzigingen schriftelijk vast en vraag naar de gevolgen voor planning en kosten.

Gebruik ik de briefing ook bij de oplevering?

Ja. De doelen en functies uit de briefing zijn de basis voor je acceptatietest.

Hulp nodig?

Wil je een nieuwe website laten maken en je briefing samen aanscherpen? Bekijk onze dienst webdesign of plan direct een gesprek.

Schrijf bij elke wens erbij waarom je hem hebt. 'Een chat op de website' wordt dan bijvoorbeeld 'sneller vragen van bezoekers beantwoorden', en daar zijn misschien betere oplossingen voor.